Conţinut
- Fii direct
- Alegeți subiectul potrivit
- Verificați-vă ortografia
- Fii politicos
- Discutați detaliile întâlnirii
E-mail-ul a devenit mijlocul preferat de comunicare în lumea afacerilor. Este rapid, fiabil și servește ca documentație scrisă a tranzacțiilor efectuate. Cu toate acestea, inbox-urile sunt uneori inundate cu spam, deci este important să faceți ca e-mailul dvs. să iasă în evidență de la multe altele, mai ales dacă încercați să stabiliți o întâlnire cu cineva pentru prima dată.
Fii direct
Fiți cât mai direct posibil la momentul redactării e-mailului și, dacă este posibil, trimiteți-l direct persoanei cu care doriți să vă întâlniți și nu în căsuța poștală partajată de departament. Dacă acest lucru este inevitabil, puneți în câmpul "subiect" al e-mailului căruia i se adresează. În corpul e-mailului, du-te direct la punct; explicați motivul întâlnirii și întrebați despre disponibilitatea persoanei de a se întâlni cu dvs. Dacă luați pe altcineva la întâlnire, vă rugăm să le informați în e-mail. Explicați-vă ce faceți cu întâlnirea. De exemplu, spuneți că doriți să spuneți obiectivele pentru vânzări sau cine îl va înlocui pe João da Silva în contabilitate.
Alegeți subiectul potrivit
Câmpul "subiect" al e-mailului este primul lucru pe care persoana îl va citi și, de obicei, determină dacă e-mailul va fi deschis sau nu. Prin urmare, este esențial ca acest câmp să nu fie prea lung. Problemele legate de e-mail ar trebui să fie scurte și simple - puteți discuta întotdeauna mai multe detalii în e-mailurile ulterioare dacă întâlnirea este confirmată.
Verificați-vă ortografia
Nu există niciodată prea multe pentru a întări acest sfat: Nimic nu este mai rău pentru o primă impresie decât e-mailurile cu greșeli frecvente, gramatică și punctuație. Aceste erori fac ca e-mailul dvs. să semene cu un fel de spam și să sporească șansele de a fi trimis la coș. O verificare mai precaută înainte de e-mail poate preveni o mulțime de dureri de cap. Idealul este să cereți altcuiva să o citească și să verifice acest tip de eroare dacă destinatarul este un client foarte important.
Fii politicos
Solicitarea unei întâlniri cu cineva se referă la primele impresii. Dacă este prima dată când contactați persoana, folosiți cele mai educate forme de limbă pe care le puteți folosi. Păstrați numele de familie și utilizați întotdeauna titluri precum domnul sau domnișoara. Într-un prim e-mail, nu folosiți niciodată "Salut" ca un salut; acest lucru te face să te uiți neprofesional. La sfârșitul e-mailului, puneți mereu "Multumesc", "Salutări" sau "Salutări". Amabilitățile sunt întotdeauna potrivite în corespondență prin e-mail.
Discutați detaliile întâlnirii
Prin e-mail, setați data și ora întâlnirii ca și cum ați face acest lucru prin scrisoare. Asigurați-vă clar atunci când veți fi undeva aproape de destinatar; de exemplu, spuneți la ce date veți fi în orașul destinatarului. Fii clar despre ce vrei să discutăm. De exemplu, spunând că doriți să vorbiți despre "vânzarea de mașini de tuns iarba în al doilea trimestru al anului", oferă destinatarului o idee mai bună despre ceea ce va fi discutat decât un simplu "vânzări".