Conţinut
Emailul este încă văzut ca o formă de comunicare informală. Chiar și la locul de muncă, oamenii de multe ori omit salutări, închideri și ortografie. Cu toate acestea, deoarece e-mail-ul a înlocuit în cea mai mare parte notele și a devenit forma principală de comunicare de afaceri, respectarea etichetei și formatului este importantă atât pentru claritate, cât și pentru respectarea celorlalți angajați.
Salutări și închideri
Salutările și închiderile depind de tipul relației pe care o aveți cu destinatarul e-mailului.
În primul e-mail cu o persoană, începeți cu "Dragă", urmată de numele său. Este de obicei natural să folosiți numele decât dacă afacerea dvs. este foarte formală. Odată ce relația a fost deja stabilită, puteți folosi pur și simplu numele persoanei sau mai multe felicitări informale, cum ar fi "Hi" sau "Hello", urmată de numele destinatarului.
Când trimiteți mesaje către un grup, utilizați întotdeauna "Dragă", deoarece mesajele trimise mai multor destinatari sunt mai formale. Nu utilizați complimente cum ar fi "Bună dimineața" sau "Bună ziua". Când destinatarul citește e-mailul, poate fi un alt moment al zilei.
Închiderile respectă aceleași reguli ca și felicitările. În primul e-mail, utilizați o închidere mai formală, cum ar fi "Salutări" sau "Cu respect". După ce ați făcut deja schimb de e-mailuri, închiderea nu este necesară, dar includeți întotdeauna numele dvs. ca semnătură.
Alte colecții
Înainte de respectare, subiectul este prima informație pe care destinatarul o va citi. Asigurați-vă că ați făcut-o semnificativă, clară și scurtă, astfel încât persoana să înțeleagă conținutul mesajului și să dea prioritate corectă.
Odată cu apariția dispozitivelor electronice portabile, mulți angajați au căzut în obișnuința de a pune conținutul e-mailului în subiect, crezând că acest lucru ar fi mai convenabil pentru destinatar. Cu toate acestea, acest tip de formatare pare brusc și nepoliticos.
formatarea
Utilizați ortografia corectă, punctuația și capitalizarea. Grijul de a trece verificarea ortografiei și de a corecta greșelile arată respect pentru colegi. O virală nereușită poate schimba semnificația unei propoziții. Țineți minte că colegii dvs. nu vă pot citi mintea, deci faceți referințele clare ("Lucrați cu el pe acel proiect" - cine este "el" și "ce proiect"?).
Nu scrie niciodată cu majuscule. SCRIEREA ÎN CAPITAL ÎȘI APĂRĂM CÂND SCREAMING CU COLEGIUL.
Scrieți paragrafe scurte și obiective. Fii prietenos, dar dacă nu ai o relație strânsă, evită glumele și sarcasmul, care sunt deseori greșit înțelese prin e-mail. În cele din urmă, scapă de emoticoane.
educație
Un studiu recent efectuat în "Jurnalul Comunicării Mediate de Calculatoare" a arătat că cei care trimit email-uri educate sunt văzuți ca fiind mai ușor de utilizat și mai ușor de utilizat decât expeditorul de e-mailuri nepoliticos. Mai mult decît atît, beneficiarii de e-mailuri educate erau mai dispuși să lucreze cu expeditorii lor.
Puteți să arătați o educație bună prin e-mail, la fel ca în viața reală. Utilizați "vă rugăm" și "vă mulțumesc" atunci când plasați o comandă.
Din nou, folosirea timpului pentru a vă asigura că e-mailul este corect din punct de vedere gramatic, arată respectul pentru colegii dvs. Neglijarea acestei părți implică faptul că timpul tău este mai important decât al lor.