Conţinut
Memoriile sunt una dintre cele mai cunoscute trăsături ale vieții zilnice de birou, par a se varsa de aproape oriunde și pot acoperi o gamă aproape nesfârșită de subiecte. Cu toate acestea, emiterea de memorii este destinată mai multor scopuri de bază și, de obicei, are obiective clar identificabile, care au ca obiect în general rezolvarea situațiilor și furnizarea de informații suplimentare cu privire la o problemă care nu necesită o reuniune în acest sens.
probleme
Problemele pot fi identificate rapid și discutate în contextul unui memorandum, permițând angajaților să devină imediat conștienți de dificultățile potențiale și de noile provocări care se apropie. Aceste probleme pot varia, deoarece unii pot discuta despre tendințele care se vor dezvolta pe termen lung (de exemplu, o scădere a eficacității unui anumit departament) sau pot fi mai puțin formale și mai imediate (cum ar fi informarea angajaților despre vreme rea înainte de a se întoarce acasă la sfârșitul zilei). O caracteristică a acestor memorii despre probleme este că aceștia pot solicita feedback pentru a lua în considerare posibilele soluții și strategii viitoare.
soluţii
Soluțiile bazate pe memorii pot oferi o selecție de informații, exemplele includ corecții rapide la problemele tehnice, anunțarea faptului că sa decis o nouă strategie de abordare a unei probleme existente sau furnizarea de informații actualizate privind codurile de intrare și mecanismele de securitate. Motivele pentru soluții sunt, de asemenea, o oportunitate de a acorda atenție angajaților care și-au demonstrat utilitatea sau creativitatea pentru a răspunde provocărilor specifice, comunicând altora succesele lor (de exemplu: "Am dori să-i mulțumim lui Mathew Baker pentru munca sa de coordonare pentru îmbunătățirea rețelei de bază. computere, permițând sistemului să funcționeze semnificativ mai repede decât luna trecută ").
feedback-ul
Mesajele de feedback vin într-o mare varietate de forme, deși acestea pot fi diferențiate între notele trimise diferitelor angajați și note trimise unui singur individ. Când mesajele de feedback sunt trimise unui grup mare, aceștia își pot actualiza angajații în legătură cu problemele ridicate anterior în cadrul întâlnirilor, dând un sentiment de context și cronologie discuțiilor anterioare (un exemplu ar fi un memoriu mulțumindu-i angajaților pentru participarea la un donarea de sânge sau exercițiul în echipă). Cu toate acestea, atunci când feedback-ul este trimis unui singur angajat, acesta va fi, de obicei, foarte specific și legat de calitatea muncii livrate de angajat și care domenii ar trebui să fie axate pe îmbunătățiri viitoare.
Comentarii despre situații
Din când în când, este posibil ca managerii să trimită note despre evenimentele aflate în derulare sau să facă comentarii oficiale despre anumite situații, de exemplu "Am dori să mulțumim călduros departamentului de pompieri pentru asistența lor în timpul incendiului recent depozitul nostru ". Acest tip de memorandum poate include, de asemenea, instrucțiuni pentru angajații să nu comenteze public anumite aspecte interne: de exemplu, "Aș dori să solicităm tuturor angajaților să se abțină de la a specula public despre fuziunea potențială cu o altă societate, în progres ".