Conţinut
Notele pe care le scrieți ca și contabil vă vor spune multe despre experiența dvs. profesională și despre credibilitatea dvs. Contabilii sunt responsabili pentru scrierea tuturor tipurilor de note, inclusiv a informalelor pentru colegi și supraveghetori, a celor formale pentru unitățile departamentale și a facturilor pentru clienți. O notă de contabilitate prost scrisă poate confunda receptoarele și poate dăuna prestigiului companiei. Învățarea de a scrie note de contabilitate cu claritate și precizie este cheia comunicării eficiente în afaceri și stabilirea unei reputații favorabile în cadrul organizației.
instrucțiuni de ghidare
-
Determinați publicul și scopul notei dvs. Cele mai multe dintre ele sunt folosite pentru a atrage atenția asupra problemelor, a oferi soluții, a comunica obiectivele oficiale ale companiei sau a transmite noi informații. Nu trimiteți o notă unui întreg birou dacă implică un singur departament. De asemenea, luați în considerare sensibilitatea materialului și dacă informațiile vor fi mai bine transmise printr-un memorandum oficial sau comunicate personal.
-
Formați antetul de memo folosind următoarele secțiuni: TO: (numele și titlul destinatarului), DE: (numele și titlul), DATE: (data completă și actuală) și SUBJECT: (despre ce este vorba despre memorie).
Asigurați-vă că destinatarii sunt tratați cu numele corect și titlurile oficiale de locuri de muncă. Fii specific și succint în linia subiectului tău. De exemplu, "sfârșitul semestrului" ca linie de subiect ar putea însemna ceva destinatarului. În schimb, utilizați ceva de genul "Noi procese de arhivare până la sfârșitul semestrului".
-
Dați un scurt rezumat a ceea ce este vorba despre memorie în segmentul de deschidere. Scopul firului de deschidere este de a face clar destinatarului de ce primesc memo-ul și de ce ar trebui să citească documentul. Păstrați segmentul de deschidere într-un scurt paragraf.
-
Adăugați un context care descrie problema, evenimentul, circumstanța sau contextul notei. Contextul poate fi teza de deschidere a paragrafului următor ("Din cauza confuziei legate de procedurile de depunere din ultimul semestru ...") sau un paragraf complet separat, în funcție de cantitatea de informații necesare pentru a obține toate receptoare pentru a ține pasul cu ele.
Urmați contextul cu segmentul de activitate, care este partea din memo care descrie ce se face pentru a rezolva problema sau problema ("Noi punem în aplicare noi proceduri de depunere pentru semestrul următor ..."). Păstrați segmentul de activitate la o propoziție sau la un scurt paragraf, în funcție de complexitatea problemei la îndemână.
-
Urmăriți firul de activitate cu o discuție completă care oferă detalii și sprijin suplimentar. Discursul de discuție ar trebui să fie cea mai lungă parte a notei și include toate faptele și cercetările care susțin recomandările recomandate de aceasta. Advance cu cele mai relevante detalii și punctele forte ale probelor.
-
Finalizați memo-ul cu un segment scurt de închidere, nu mai mult de un paragraf, care descrie într-un mod amabil acțiunile pe care doriți să le recepționeze destinatarul memo ("Începând luna următoare, urmați noile proceduri de stocare. .. "). Subliniați modul în care beneficiarul va beneficia urmând acțiunile prezentate în memo ("Sperăm că aceste noi proceduri de stocare vă vor economisi timpul și veți scădea volumul de muncă ...")
sfaturi
- Atașați liste, grafice, articole sau alte surse relevante în memoria dvs. Adăugați o notă la sfârșitul notei dacă includeți atașamente, cum ar fi "Atașat: Procedură de stocare nouă".
- Dacă acesta este primul dvs. memo, aveți un coleg sau un supervizor revizuit pentru acuratețe și asigurați-vă că nu lăsați nimic afară.
avertisment
- Trimiterea unei note cu scrierea incorectă a numelui, a titlului sau a adresei de e-mail poate determina colegii să nu ia serios memo-ul și chiar să dăuneze reputației lor dacă există o infracțiune repetată. Verificați întotdeauna de două ori pentru a obține precizie completă înainte de a trimite nota.