Conţinut
Unul dintre aspectele cele mai frustrant de a conduce o afacere este de a face cu verificări necorespunzătoare. Confruntarea cu verificările returnate poate fi un subiect dificil. Cea mai dificilă problemă cu care trebuie să se confrunte proprietarii și managerii de afaceri este cum să abordați subiectul cu clientul, mai ales dacă sunteți un client frecvent. Poate cel mai comun și mai curtenitor mod de a obține fondurile este cu o scrisoare bine scrisă despre datorie.
instrucțiuni de ghidare
-
Scrieți scrisoarea pe antetul companiei dacă aveți una. În caz contrar, creați un antet de bază cu numele companiei, adresa, numărul de telefon cu prefixul, adresa de e-mail a companiei și pagina web.
-
Puneți data scrisorii de facturare în partea de sus a părții din stânga a cardului.
-
Puneți adresa de întoarcere a clientului dvs. în partea stângă a literei, dând două spații în jos, de la dată.
-
Utilizați salutul potrivit pentru client, două spații sub adresa de retur. Utilizați termenul "Dragă" plus numele de familie, cum ar fi "Dragă domnul Jones" sau "Dragă doamnă Smith". Puteți folosi "Hello" sau "Salutări", dar o abordare personală este cea mai bună. Evitați utilizarea primului nume sau a unui salut foarte informal precum "Bună".
-
Începeți scrisoarea vorbind despre datorii într-un mod care nu este amenințător. Un exemplu de acest lucru ar putea fi: "Vă scriem pentru a vă anunța că am primit un cec de la dvs. care a fost returnat".
-
Oferiți toate detaliile privind cecul fără bilete, cum ar fi numele băncii, numărul de cec, data și suma banilor. De asemenea, menționați numărul contului clientului și documentați soldul acestui cont.
-
Menționați politica de "return check" dacă aveți una. De exemplu, dacă aveți o politică scrisă care specifică faptul că taxa de verificare a returnării este de 40 USD, trebuie să citați acest lucru și să solicitați suma împreună cu suma cecului. Furnizați întotdeauna clientului suma totală datorată, cum ar fi "Vă rugăm să trimiteți 300 $ pentru cecul returnat plus 40 $ din amenda de returnare, pentru un total de 340 $."
-
Instruiți clientul cum poate să vă trimită resursele. De exemplu, îi puteți solicita să aducă banii la locul de muncă sau să trimită o comandă de bani sau un cec la adresa dvs. de afaceri. De asemenea, puteți menționa telefonic sau personal dacă acceptați carduri de credit sau de debit.
-
Cereți clientului să plătească datoriile cât mai curând posibil și să vă apeleze dacă există îndoieli.
-
Finalizați litera cu "Salutări" sau "Vă mulțumesc foarte mult" și numele și titlul. Semnează scrisoarea pe care ai introdus-o.
sfaturi
- Întotdeauna să fii politicos și profesionist în scrisoarea ta.
avertisment
- Dacă în 10 zile lucrătoare nu primiți știri despre debitor, trimiteți o altă scrisoare,
- subliniind că are nevoie de o întoarcere în decurs de o săptămână.