Conţinut
- Antet și închidere
- Stilul textului corpului
- Diferențe tehnice în format
- Întrebări importante cu privire la postfață
Diferențele dintre scrisorile comerciale și scrisorile mai puțin formale sau personale, pot fi găsite în ambele structuri ale fiecăruia. Scrisorile personale informale permit discreția expeditorului în legătură cu dispunerea elementelor și a altor elemente ale scrisorii. Pe de altă parte, scrisorile de afaceri trebuie să respecte standarde stricte pentru stil și formă. Elementele cheie, cum ar fi aspectul, structura paragrafelor și formatarea tehnică, disting o scrisoare de afaceri adecvată de o scrisoare informală.
Antet și închidere
Antetul unei scrisori de afaceri trebuie să includă numele, adresa și data expeditorului. Justificați antetul de pe marginea stângă și selectați un singur spațiu pentru informații. Informațiile de contact ale destinatarului trebuie separate de antet printr-un singur spațiu și să includă numele complet și adresa destinatarului, inclusiv codul poștal. O persoană care scrie o scrisoare informală poate alege să folosească un singur salut în antetul scrisorii. Închiderea unei scrisori de afaceri necesită un salut de rămas bun și o semnătură. Adesea, o scrisoare de afaceri va include semnătura, precum și numele expeditorului tastat sub aceasta și orice acreditări sau titluri deținute de scriitor. Folosiți patru spații între salutarea de rămas bun și numele tastat pentru semnătura scrisă de mână. Numele expeditorului și un salut mai puțin formal sunt suficiente atunci când se termină o scrisoare personală.
Stilul textului corpului
Scrisorile personale cu caracter informal pot fi lucrate fără restricțiile stilistice ale unei scrisori de afaceri. Expeditorul poate alege un stil sau ton pentru a se potrivi cu caracteristicile normale de interacțiune cu destinatarul. Într-o scrisoare de afaceri, stilul trebuie să fie în conformitate cu intenția scrisorii. Scrisorile de afaceri concepute pentru a familiariza destinatarul cu expeditorul sau serviciile comerciale ar trebui să înceapă cu o introducere. Expeditorul trebuie apoi să utilizeze soldul textului pentru a informa destinatarul cu privire la intenția scrisorii sau la cererea de acțiune. De exemplu, o scrisoare de vânzare ar trebui să prezinte vânzătorul și produsul, să direcționeze modul în care produsul va servi destinatarul și, în cele din urmă, să cheme cititorul la acțiune - pentru a cumpăra produsul sau serviciul.
Diferențe tehnice în format
Standardele tehnice standard pentru scrisorile comerciale includ margini de 2 cm pe laturi, cu un spațiu de 2,5 cm în partea de sus și de jos a paginii. Datele scrisorilor comerciale trebuie să fie precizate, nu prescurtate, și să includă luna, ziua și anul. Expeditorii ar trebui să utilizeze titluri corespunzătoare în scrisorile comerciale, dar să evite concedierile. Numele complet al destinatarului trebuie să apară în felicitare, cu două puncte într-o scrisoare de afaceri. Scrisoarea personală poate include un prenume sau un titlu și un nume urmat de o virgulă. Ar trebui să existe un spațiu între titlu, informații de contact pentru scriitor și salutul de deschidere. Un spațiu este, de asemenea, standard între salut și fiecare dintre paragrafele din corpul scrisorii. Utilizați fonturi serif cu 12 puncte, cum ar fi Times New Roman, într-o scrisoare de afaceri și într-o singură distanță între text. Scrisorile de afaceri ar trebui să fie întotdeauna tastate, dar să le faci scrise de mână adaugă o notă personală.
Întrebări importante cu privire la postfață
După închidere, scrisorile comerciale trebuie să conțină postări adecvate, cum ar fi eliberarea copiilor. Un „cc:” înseamnă că scrisoarea a fost transmisă și altor persoane. Postfața este, de asemenea, locul potrivit pentru notarea materialelor incluse într-o scrisoare de afaceri. Documentul însoțitor trebuie să fie menționat, ca elemente incluse după semnătura de închidere, cu numărul și natura tiparului de cutie într-o scrisoare de afaceri.