Conţinut
Adesea, în lumea afacerilor, ni se cere să includem o scrisoare de intenție pentru a însoți un raport mai mare, care poate fi trimis prin poștă, livrare specială sau chiar e-mail. O scrisoare de intenție formală are un scop foarte specific și ar trebui să fie scrisă în așa fel încât să prezinte și să descrie conținutul, să reitereze tema principală a raportului și să indice, de asemenea, următorii pași sau acțiuni care trebuie întreprinse.
Scrieți o scrisoare de intenție pentru raport
Pasul 1
Utilizați antetul companiei pentru a compune scrisoarea de prezentare a unui raport în raport cu importanța documentului însoțitor. Chiar dacă utilizați e-mailuri cu antet, tratați-le ca pe o scrisoare pe hârtie, inclusiv o imagine a siglei companiei pe pagina de e-mail.
Pasul 2
Includeți data zilei, precum și informații despre adresă, inclusiv numele și prenumele, titlul, numele companiei, adresa străzii și orașului și codul poștal. Folosiți mesajul „Caro”, urmat de un mesaj formal, cum ar fi abrevierile Mr. sau Mrs. dacă persoana este străină sau „Caro” cu numele sau prenumele destinatarului dacă persoana respectivă este o cunoștință.
Pasul 3
Indicați scopul scrisorii din paragraful corpului folosind cuvinte precum „Această scrisoare furnizează (numele raportului) pentru recenzia sau comentariul dvs. (sau orice acțiune dorită). Folosiți această ocazie pentru a rezuma subiectul raportului. Încercați să rezumați scopul raportului cât mai succint posibil - în una sau două propoziții cel mult.
Pasul 4
Rețineți concluzia raportului aici, dar nu ajungeți la miezul concluziilor raportului. Doriți ca cititorul să citească raportul propriu-zis și nu doar scrisoarea de intenție. Scrisoarea ar trebui să deschidă apetitul cititorului pentru ceea ce va fi găsit în raportul final.
Pasul 5
Faceți o secțiune de finalizare formală sau pașii următori, unde indicați care sunt acțiunile dorite ale destinatarului. Doriți să transmită documentul sau să semneze documentul sau să coordoneze o întâlnire mai mare pentru a prezenta rezultatele? Fiți foarte specific cu privire la pașii următori, precum și ziua și data, dacă este nevoie de acțiuni urgente.
Încheiați scrisoarea de intenție cu un salut formal, la fel de cordial, sincer sau îngândurat. Includeți numele și titlul autorului scrisorii. Enumerați numele celorlalte persoane care vor primi raportul și scrisoarea de intenție în spațiul „Cc” (cu copie) din e-mail.