Conţinut
Când scrieți un e-mail în mod profesional, puteți petrece cea mai mare parte a timpului asigurându-vă că fiecare informație a fost inclusă, că este formatată corect și că verificatorul ortografic a fost executat. Cu toate acestea, nu uitați să închideți e-mailul. Crearea unui final profesional pentru e-mail poate face o mare diferență în modul în care o persoană o primește. Lasă destinatarul cu o impresie bună despre tine.
Informatii de contact
Dacă trimiteți un e-mail profesionist pentru prima dată, este o idee bună să îl încheiați cu informațiile dvs. de contact, nu doar cu numele dvs. Deși destinatarul va obține automat adresa dvs. după primirea e-mailului, asigurați-vă că oferiți alte forme de contact. Dacă lucrați pentru o anumită companie, includeți aceste informații de contact, inclusiv o adresă. Dați numărul dvs. de telefon direct și indicați dacă este un telefon mobil sau un telefon fix. Dacă compania dvs. are un birou central, asigurați-vă că includeți extensia. Cu cât lăsați mai multe contacte, cu atât sunt mai mari șansele persoanei de a vă contacta.
Anticiparea închiderii
Leslie O'Flahavan din Writing Matters iubește să termine un e-mail profesionist cu expresia „Aștept cu nerăbdare să ...”. Ea spune că acest lucru va reitera scopul e-mailului. În plus, pune și persoana care ți-a trimis e-mailul într-o poziție de răspuns. De exemplu, dacă ați trimis un e-mail despre un post vacant, acesta ar trebui să se încheie cu „Aștept cu nerăbdare să vă aud decizia cu privire la cererea mea”. Destinatarul știe acum, cu certitudine, care este scopul e-mailului dvs.
Probleme și preocupări
Când închideți un e-mail profesionist, asigurați-vă că oferiți o invitație pentru un răspuns, cum ar fi „Spuneți-mi dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la ...”, deoarece acest lucru va oferi destinatarului o lumină verde pentru a răspunde fără să simtă de parcă te-ar deranja sau că e-mailul tău a fost destinat să fie cuvântul final. Acest lucru menține, de asemenea, conversația curgând. Când trimiteți un e-mail, asigurați-vă că toți cei implicați se află pe aceeași pagină și că toate întrebările și preocupările au fost abordate.
Considerații
Sfârșitul unui e-mail profesional poate avea o atingere personală, în funcție de relația dvs. cu destinatarul. În timp, un contact profesionist poate deveni prieten, permițându-vă să încheiați un e-mail cu o glumă internă sau chiar o poveste independentă. Cu toate acestea, nu faceți acest lucru până când nu se creează o relație de prietenie. Încheierea unui e-mail cu „Cu stimă” este un compromis bun. Acest lucru arată că nu ești doar o relație de afaceri, ci o persoană grijulie. Nu vă fie teamă să arătați un pic de curtoazie la sfârșitul unui e-mail, mai ales dacă este profesional.