Conţinut
Majoritatea companiilor, fie mici sau mari, au o recepție sau o recepție. Procedurile standard de operare ale unui angajat care se ocupă de servicii pentru clienți constau în sarcini și responsabilități care îmbunătățesc eficiența companiei în ansamblu. Acești angajați trebuie să înțeleagă pe deplin toate aspectele rolului lor, pentru a-și îndeplini rolul în cel mai bun mod posibil.
Serviți ca o poartă
Cel mai important rol jucat de un angajat primit este "gateway" sau gatekeeper. Sunteți prima persoană pe care clienții o văd la sosire și, de obicei, prima persoană cu care vorbește atunci când sună la birou. Ar trebui să fiți prietenoși și politicoși față de clienți, dar și să vă mențineți autoritatea. Atitudinea dvs. va reflecta pozitiv sau negativ asupra afacerii în ansamblul său și ar trebui să țineți cont întotdeauna de aceasta. Este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că superiorii primesc doar persoanele pe care au timp să le primească și cu care vor să vorbească. Tratați întotdeauna persoana directă și adecvată; poate fi necesar să spui cuiva că trebuie să lase un mesaj sau că ar trebui să stea și să aștepte.
Sarcinile de rutină
În majoritatea birourilor, recepționatul trebuie să se ocupe de activități de zi cu zi, cum ar fi administrarea e-mailului, ascultarea mesageriei vocale, pregătirea pungilor de numerar, a plantelor de udare și a meselor de reumplere. Menținerea unei liste cu toate sarcinile zilei vă poate ajuta să vă împiedicați să uitați ceva. De asemenea, este utilă menținerea unei agende cu numere importante și frecvent utilizate, deoarece este deseori responsabilitatea apelului de a suna întreținere, IT și diverse alte persoane pe parcursul zilei când apar probleme.
Organizarea agendei angajamentelor
În cele din urmă, dacă această activitate nu a fost delegată unui alt angajat, cum ar fi asistentul șefului, recepția este locul în care agenda este menținută. Fiți conștient de activitățile viitoare și de întâlnirile anulate. Nu uitați să notați numele și numerele persoanelor care doresc să facă o întâlnire în zilele pline, în caz de anulare. Uneori este posibil să fie necesar să faceți numiri provizorii, caz în care trebuie doar să puneți un post în calendar. Nu uitați să folosiți întotdeauna creioane, deoarece acest lucru ușurează ștergerea și acoperirea în cazul unor modificări de timp.
