Cum să organizați înregistrarea personală a unui angajat

Conţinut

instrucțiuni de ghidare
sfaturi
avertisment
Ce ai nevoie

Este esențial ca, pentru un proprietar al unei întreprinderi mici sau pentru departamentul de resurse umane o mare companie, să se organizeze în mod corespunzător toate dosarele despre angajați. Există câteva elemente importante care trebuie păstrate într-o listă personală de bază pentru fiecare angajat. Pe aceste file de bază, puteți separa informațiile în secțiuni în loc de a pune totul în ordine aleatorie. În plus, adăugați fișiere după cum este necesar pentru fiecare angajat și păstrați fișiere actualizate pentru toți angajații.

instrucțiuni de ghidare

Faceți înregistrări separate pentru fiecare angajat și fișier pentru formularele I-9 și pentru datele de plată (Imagini Jupiterimages / Imagini Brand X / Getty Images)

Alegeți un dosar care poate salva suficiente documente pentru fiecare jeton al angajatului. Utilizați un al doilea dosar pentru înregistrările medicale ale angajaților. Agendele agățate ar putea fi cele mai bune pentru acestea. Apoi puteți încorpora subfoldere în interiorul lor și utilizați filele între secțiuni.
Primul dosar al fiecărui angajat, fișierul personal de bază, trebuie să conțină informațiile personale ale angajatului, cum ar fi adresa și numărul de telefon curent. Cereți angajaților să actualizeze aceste informații, dacă este necesar, în fiecare an, probabil la începutul anului sau în timpul recrutării. Informațiile de contact de urgență trebuie de asemenea păstrate aici.
Dacă împărțiți folderele agățate în secțiuni, cea de-a doua secțiune poate conține CV-ul și aplicația pentru lucrare, plus referințe și contracte angajator-angajat.
Pune toate documentele semnate de angajat când a intrat în companie în a treia secțiune. De obicei, puteți găsi formulare precum formularele de taxe W-4, instruirea împotriva abuzului sexual, înțelegerile stealth și cunoștințele despre politica angajaților aici - dar nu formularul I-9.
Puneți comentarii despre angajat într-o secțiune. Orice retur de revizuire a angajatului trebuie păstrat aici. Includeți documentația pentru creșteri salariale sau acțiuni disciplinare. Păstrați copii ale diplomelor, certificatelor sau confirmărilor de instruire pe care angajatul le-a primit și în acest dosar. Păstrați o secțiune pentru înregistrările de asigurare, sănătate și pensie.
Toate informațiile medicale trebuie păstrate într-un dosar separat. Orice informație care se referă la sănătatea angajaților ar trebui să fie stocată aici. Acest lucru are legătură cu confidențialitatea și nu poate să bazeze nici o promovare sau alte decizii personale asupra istoricului medical al persoanei implicate, afirmă HRdirect.
Păstrează un al treilea dosar pentru orice angajat rănit în dosar. Aici veți plasa rapoarte de accidente, cererile de despăgubire ale lucrătorilor și orice alte înregistrări medicale.
Puneți toate formularele I-9 în folderele sau legăturile separate, în stările HRdirect. Separați I-9-urile de la angajații vechi la cei mai tineri.

Dacă efectuați o plată în biroul dvs., păstrați un dosar de salarizare numai.