Conţinut
Rapoartele în stilul rapoartelor sunt potrivite pentru documente scurte (mai puțin de zece pagini) care vor fi distribuite în cadrul organizației. De exemplu, rapoartele de vânzări și documentele de analiză a proiectului sunt candidați pentru formatul de memo. Ele nu necesită toată pomparea și introducerea pe care rapoartele oficiale le cer. Aceasta se referă în principal la rapoartele distribuite săptămânal, lunar sau la fiecare patru luni. În ciuda acestui lucru, ar trebui să aveți aceeași griji ca și dvs. cu orice corespondență a companiei când planificați, scrieți și finalizați un raport în stil memo.
instrucțiuni de ghidare
-
Urmăriți subiectele pe care le acoperă raportul. Luați punctul de vedere al cititorilor și asigurați-vă că includeți toate informațiile de care au nevoie sau care doriți.
-
Căutați raportul dvs. Adunați toate informațiile relevante necesare pentru a acoperi subiectele din Etapa 1.
-
Creați suport vizual pentru a ilustra datele pe care le-ați colectat. Dați fiecărei imagini un titlu relevant și o legendă.
-
Examinați căutarea dvs. și decideți ce titluri doriți să utilizați pentru a împărți și a prezenta raportul. Formatul și conținutul acestuia vor determina titlurile secțiunilor. De exemplu, este logic ca un raport de vânzări să includă o secțiune pentru fiecare regiune de vânzări sau linie de produse.
Planificați raportul
-
Scrieți corpul raportului dvs., ținând cont de cititorul dvs. Introduceți suportul vizual, dacă este cazul.
-
Scrieți un rezumat administrativ care oferă cititorilor o scurtă trecere în revistă a punctelor importante din raport.
-
Creați un index detaliind unde se pornesc secțiunile specifice.
-
Creați o tabelă de ilustrații care permite cititorilor să știe unde pot fi găsite fiecare diagramă, figura sau tabel.
-
Scrieți o notă de transmisie. Dacă compania dvs. utilizează memorii tipărite sau un șablon, utilizați-le. În caz contrar, utilizați un format simplu. Asigurați-vă că includeți titlurile și câmpurile "de la", "la", subiectul și data.
Scrieți raportul
-
Completați raportul complet, plasând părțile create în ordinea următoare: memo de transmisie, cuprins, listă de ilustrații, rezumat administrativ, corp de raport.
-
Adresați-vă unui prieten sau unui coleg să vă revizuiască raportul.
-
Faceți corecțiile necesare.
Finalizați raportul
sfaturi
- Dacă raportul dvs. se adresează mai multor destinatari, puteți crea o listă de distribuție în loc să includeți toate numele din memoria de transmisie. Listați numele în ordine alfabetică sau puneți numele celor mai importanți oameni în partea de sus a listei. Asigurați-vă memoria de difuzare ca și cum ar fi acoperirea unui CV. Scrieți ca și cum ați fi prezentat raportul în persoană cititorului. Titlurile populare pentru rapoarte includ: Introducere, Analiza problemelor, Obiective, Recomandări, Tendințe, Cronologia și reperele proiectului, Metode alternative și Costuri.