Conţinut
- Primirea apelului
- Identificați nevoile apelantului
- Transferarea apelului către persoana potrivită din birou
- Sfârșitul apelului
Comunicarea inițială dintre un potențial client și o firmă de avocatură se face de obicei prin telefon și cu un recepționer. Prin urmare, este important ca recepționatul companiei să fie profesionist și politicos în orice moment. Menținerea profesionalismului poate fi uneori o provocare, în special pentru recepționerii care participă la un volum mare de apeluri zilnic, cu toate acestea, există anumite principii pe care trebuie să le urmați întotdeauna atunci când răspundeți la o firmă de avocatură.
Primirea apelului
Răspundeți la fiecare apel prin a spune numele firmei de avocatură, numele dvs. și apoi identificați cine sună și întrebați: "Cum vă pot ajuta?" De exemplu: "Bună dimineața, acesta este biroul de avocați al lui X și Y, vorbind Jane, cu cine vorbesc?" Odată ce ați identificat apelantul după nume, întrebați-vă: "Cum vă pot ajuta astăzi doamna Z", nu uitați să faceți referire la client după numele dvs. pentru restul conversației. Adnotările în timpul fiecărui apel pot fi utile, mai ales în ceea ce privește numele. Păstrați un ton pozitiv în timpul conversației, aveți răbdare și nu pierdeți niciodată temperamentul. Evitați utilizarea jargonului, a argoului sau a altor cuvinte precum "aham" și "hum".
Identificați nevoile apelantului
Este foarte important să ascultați cu atenție ce are nevoie potențialul client pentru a vă satisface nevoile și pentru a furniza informațiile solicitate într-o manieră clară și concisă. În fiecare apel există cineva care caută informații sau o anumită persoană.
Transferarea apelului către persoana potrivită din birou
Dacă trebuie să transferați apelul unui avocat, cereți clientului să aștepte transferul pe linie. Apoi, contactați avocatul și anunțați apelul prin numele și scopul clientului, astfel că efectuați transferul dacă avocatul este disponibil. Nu lăsați clientul să aștepte pe linie mai mult de 45 de secunde. După această perioadă, întrebați dacă clientul preferă să continue să aștepte, dacă acesta ar dori atunci când avocatul returnează apelul sau dacă preferă să sune mai târziu.
Sfârșitul apelului
Înainte de a opri telefonul, întrebați dacă vă puteți ajuta cu orice altceva și mulțumiți clientului că a sunat la firma de avocatură. Este rar pentru un recepționer să convingă potențialul client să angajeze serviciul, totuși este foarte comun că clientul este pierdut de un serviciu sărac, nepoliticos sau neprofesional.