Conţinut
- responsabilități
- Înregistrați întreținerea
- Asigurarea și construirea de legături
- Înregistrarea și custodia activelor
- Răspunderea pentru tranzacțiile conexe
- Controale tehnologice
- Revizuire critică independentă
Atunci când se creează un sistem contabil, companiile și organizațiile non-profit ar trebui să stabilească un cadru pentru controlul intern. Acest proces vă ajută să vă asigurați că sistemul funcționează bine și că toți angajații implicați funcționează conform așteptărilor. Prezentarea unui document de afaceri esențial oferă o asigurare rezonabilă prin reducerea probabilității de eroare și protejarea activelor organizației. Datorită importanței lor, companiile ar trebui să ia în considerare principiile fundamentale ale controlului intern.
responsabilități
Companiile ar trebui să stabilească în mod clar responsabilități. Atribuirea obligațiilor specifice persoanelor fizice asigură înțelegerea rolului acestora în menținerea controlului intern. Dacă o responsabilitate este trecută în mod sistematic, un sistem eficient de control intern este capabil să identifice angajatul care nu îndeplinește sarcina care îi este atribuită.
Înregistrați întreținerea
Memoria nu este un instrument infailibil, în special atunci când vine vorba de cantități mari de informații sau tranzacții. Procedurile adecvate de păstrare a evidenței vor permite companiilor să aibă o istorie exactă a tranzacțiilor. Cu aceste informații disponibile, compania le poate consulta mai târziu dacă este necesar să rezolve o problemă sau să clarifice orice îndoială.
Asigurarea și construirea de legături
Din păcate, chiar și cel mai bun sistem de control intern nu poate preveni pierderea unui activ. Prin asigurarea unui bun și crearea unei legături cu angajații săi, o organizație se asigură că va fi rambursată dacă este furat sau deturnată în alt mod.
Înregistrarea și custodia activelor
Într-un sistem de control intern, persoanele care au acces fizic la casierie și alte bunuri nu sunt aceleași persoane care păstrează documentele aferente acestora. Dacă, de exemplu, angajatul responsabil pentru păstrarea casetelor de marcat pentru cheltuieli mici este acela care controlează încasările și retragerile de numerar, se va facilita falsificarea înregistrărilor și deturnarea fondurilor. Persoana responsabilă de întreținerea evidențelor activelor nu ar trebui să aibă acces la activele pe care le controlează.
Răspunderea pentru tranzacțiile conexe
Uneori, mai multe sarcini trebuie finalizate înainte de finalizarea unei singure tranzacții. În acest caz, este important ca fiecare activitate care formează operația să fie efectuată de diferiți lucrători. Acest lucru asigură implicarea mai multor persoane în sarcină și crește șansele de a descoperi greșeli sau fapte frauduloase.
Controale tehnologice
Alarmele, tastatura de acces electronic și alte caracteristici de securitate pot ajuta la protejarea activelor unei organizații. Tehnologia oferă deseori mai multe posibilități de control și poate fi utilizată 24 de ore pe zi, fără a fi nevoie de costuri sau întreruperi suplimentare de personal. Companiile inteligente își sporesc sistemele de control intern prin investiții în tehnologii eficiente, cu costuri reduse.
Revizuire critică independentă
Companiile ar trebui să își revizuiască regulat sistemele de control intern. Persoana responsabilă cu efectuarea acestei evaluări nu poate efectua niciunul dintre lucrările care vor fi verificate. Un evaluator independent este ideal pentru această funcție, deoarece poate documenta în mod obiectiv activitatea desfășurată în procesul de control intern și nu are niciun motiv să acopere erorile sau să fie prea optimist în ceea ce privește procedurile.