Conţinut
Recepția este adesea ușa companiei și, desigur, acest departament al biroului reflectă cultura organizațională a companiei și, prin urmare, persoana care deține și postul de recepționer. Primele impresii sunt de o importanță deosebită în lumea corporațiilor, dar există mai multe lucruri implicate în această poziție decât o impresie bună asupra vizitatorilor. Poziția recepționerului este o poziție cu mai multe fațete care, dacă este împărțită în sarcini de lucru, ar putea necesita cu ușurință mai mulți angajați.
beneficii
Recepționerul este prima persoană care salută clienții și consumatorii și le anunță să sprijine personalul sau secretarul executiv, folosind e-mail sau un sistem de interfonie. Adesea, poate interveni atunci când executivul nu vrea să fie deranjat. Recepția este capabilă să facă față serviciului administrativ, astfel încât să nu aveți nevoie să angajați lucrători temporari.
caracter
Poziția recepționerului intră în categoria administrativă și majoritatea raportează direct către HR, un coordonator administrativ sau manager de birou. Multitasking-ul este mai mult decât un buzzword în raport cu recepționatul. În timpuri mai silențioase, ea poate trece într-un mod integrat la un arhivar sau alt lucrător administrativ, ceea ce elimină necesitatea unui personal administrativ suplimentar în biroul unde pot fi localizate fișierele.
consideraţii
Recepția este industria care necesită confidențialitate, iar această poziție necesită instruire pentru ao stăpâni. Persoana aleasă pentru această funcție are responsabilitatea de a respecta codurile de siguranță și standardele de siguranță. Atunci când angajează, managerii ar trebui să ia în considerare verificarea fundalului o cerință.
pasive
Deoarece recepționerul are rareori rapoarte directe, poziția necesită abilitatea de a excela în managementul timpului, precum și excelența în raport cu clientul. Unele funcții cheie ale recepționerului sunt: răspunsul la telefoane, primirea și salutul clienților, arhivarea documentelor și sprijinirea altor departamente (de exemplu, contabilitatea), furnizarea, marcarea și dezmembrarea întâlnirilor, efectuarea vizitelor, sortarea și distribuirea corespondenței.
așteptări
Este de așteptat ca recepționerul să aibă aceleași competențe ca un asistent administrativ, deoarece sarcinile sunt doar puțin diferite. Nivelurile de competență în Microsoft Office sau alte automatizări de birouri ar trebui să fie mai mari decât cele de bază. În cazul în care un asistent administrativ îndeplinește, de obicei, funcții administrative de sprijin într-un birou, recepționerul este în fața tuturor vizitatorilor în orice moment. În acest sens, comportamentul dvs. va fi întotdeauna profesionist. De asemenea, este de așteptat să-și cunoască prioritățile zilnice, deoarece distragerile și sarcinile mai puțin importante apar în orice moment.