Conţinut
Scrierea unui memoriu formal este o modalitate eficientă de a comunica într-o companie. Scrieți nota cu o voce autoritară, dar doriți să informați mai degrabă decât să intimidați cititorul. Informațiile suplimentare incluse în memorandum sunt cunoscute ca atașamente, iar închiderile sunt de obicei incluse în literă. O notă oficială include secțiuni specifice și inițialele scriitorului și ajutorului la sfârșit. În timp ce cele mai multe dintre memorii sunt o pagină sau mai puțin, asigurați-vă că includeți un paragraf sumar la sfârșit dacă aveți mai multe pagini.
instrucțiuni de ghidare
-
La începutul notei includeți secțiunile "To", "From" și "Subject". Dacă intenționați să includeți atașamente, decideți cine are nevoie să primească atașamentele și care are nevoie doar de o copie a memoriei, informați pe toți despre informațiile și atașamentele distribuite (de exemplu, persoana care a creat atașamentul nu are nevoie să o primească, l). Includeți numele tuturor celor care vor primi documentul în antetul "To". Includeți pe cine doriți să copiați în "CC" la nota de sfârșit. Unii oameni pot primi documentul privat, fiind adăugați ca o "copie ascunsă". Ei vor primi o copie a notei, dar nu vor fi listate în "To" sau "CC".
-
Scrieți corpul memoriei în mod clar și concis. Utilizați un limbaj simplu și formal, dar păstrați memo-ul departe de un ton intimidant sau deranjant. Documentele mai mari ar trebui să conțină mai multe paragrafe pentru a le face mai ușor de citit.
-
Completați nota cu inițialele autorului urmată de inițialele ajutorului după o slash ("XX / aa"). Initialele autorului trebuie sa fie cu majuscule, iar cele ale ajutorului in litere mici. Două rânduri de mai jos trebuie să citească cuvântul "Atașamente (x)" cu numărul de atașamente incluse între paranteze. Apoi listați persoanele pe care doriți să le primească o copie, în formatul listei. Cei care vor primi prin copie ascunsă trebuie să fie scrise de mână în copiile lor. Nu uitați să includeți "CCO" pentru a ști că a fost copiat anonim. Autorul notei ar trebui să fie primul din secțiunea "De la".
sfaturi
- Mențineți una sau două copii suplimentare ale notei într-un fișier cu atașamentele în cazul în care cineva trebuie să fie adăugat la lista de distribuție.
- Consultați memoria pentru erorile tipografice pe care verificatorii de ortografie nu le identifică.
- Majoritatea programelor de procesare a textului includ un șablon de memorie dacă compania dvs. nu a specificat unul pentru utilizare.
avertisment
- Asigurați-vă că includeți toți destinatarii în secțiunea "Către" a notei.
- Notele ar trebui utilizate numai pentru comunicațiile interne ale companiei. Comunicarea cu furnizorii sau clienții trebuie să fie scrisă în format scrisoare.
Ce ai nevoie
- Atașamente la memorandum (dacă este necesar)