Conţinut
Scrisorile clienților respectă în general formate specifice și arată bine planificate și profesionale. Au elemente universale, cum ar fi felicitările și închiderile. Cei care vorbesc despre procedurile de facturare conțin informații despre politicile de plată ale unei companii și descriu modul în care clienții ar trebui să își plătească facturile. Modificările aduse acestor politici trebuie comunicate prin scrisoare trimisă prin poștă către client, informându-l în scris cu privire la modificările care au avut loc.
Deschidere
Deschiderea scrisorii conține data la care a fost scrisă, informațiile de contact ale destinatarului și un salut. Secțiunea scrisorii cu mesajul „Stimate client” va fi scrisă în spațiu dublu sub informațiile de contact ale clientului. Salutul se adresează corect clientului cu titluri precum domnul sau doamna și numele de familie.
Scopul scrisorii
Paragraful cu scopul informează clientul că scrieți pentru a le informa că vor avea loc modificări ale sistemului de facturare. Acest paragraf ar trebui să includă, de asemenea, garanții că această scrisoare nu este o factură de încasare.
Efecte asupra consumatorului
Paragraful efectelor este detaliat și enumeră modurile în care modificările pe care le implementează compania dvs. vor avea impact asupra clientului. Aceste efecte pot include o nouă adresă de facturare către care urmează să fie trimise plățile sau noi date de facturare. Aceste modificări trebuie scrise pozitiv și în favoarea clientului. Fiecare modificare trebuie descrisă ca un beneficiu pentru client, precum și pentru compania dvs.
Închidere
Secțiunea de închidere ar trebui să includă declarația de închidere către client, cum ar fi „Vă mulțumim pentru mecenatul dvs.”, „Cu stimă” sau un simplu „Vă mulțumim”. Acesta va include numele dvs. tastat, semnătura și informațiile de contact. De asemenea, trebuie inclusă o adresă de e-mail pentru ca clienții să vă contacteze dacă au întrebări.