Cum se scrie un manual de proceduri și proceduri

Video: Informatica; cl.XI; "Funcții și Proceduri Sintaxa declarațiilor și apelurilor de subprogram"

Conţinut

instrucțiuni de ghidare
sfaturi
avertisment
Ce ai nevoie

Scrierea unui manual de politici și proceduri poate părea o sarcină descurajantă, care poate fi adevărată, dacă nu vă gândiți la anumite variabile în avans. Crearea unei planificări de sunet va facilita crearea unui manual de politici și proceduri pentru vânzători, angajați și manageri. Sistemul consistent de documentare care facilitează și elaborarea contractelor care respectă anumite standarde, cum ar fi ISO9000.

instrucțiuni de ghidare

Crearea unui manual de politici și proceduri poate fi dificilă dacă nu planificați corect (transport manual cu un ziar într-o imagine de depozit de către terex de la Fotolia.com)

Definiți domeniul de aplicare al proiectului dvs. consultând regulile altor companii. Asigurați-vă că o parte din politici sau proceduri sunt deja documentate în altă parte și determinați dacă procedura va fi specifică pentru companie, regiune, diviziune, grup funcțional sau sarcină. Acest lucru vă va ajuta să definiți parametrii inițiați și finali ai domeniului de aplicare.
Decideți formatul documentelor. Consolidați-le prin verificarea celor mai importante documente de politici. Politicile tind să fie mai largi, în timp ce detaliile sarcinilor procedurilor tind să fie mai specifice.

În companiile mari, este comun să existe patru sau mai multe niveluri de documentare cu proceduri globale care acoperă totul, cum ar fi etica, cadouri, informații despre proprietar, protocoale de e-mail și proceduri de divizare care se referă la reglementările privind mediul, guvernul și angajații.

Procedurile legate de grupurile sau sarcinile funcționale pot fi modificate în funcție de operațiunile locale, dar trebuie totuși să îndeplinească cerințele celor mai înalte nivele de documente. De exemplu, este posibil să aveți trei centre de reparații diferite care funcționează independent, dar trebuie să acționați în același mod atunci când emiteți comenzi către centrul de distribuție. Politicile globale vor fi generale, dar detaliile specifice ale proceselor legate de modul în care fiecare centru prezintă solicitări (cine, când, ce și de ce) poate varia ușor. Pozițiile și responsabilitățile sunt de obicei incluse în proceduri.
Definiți și detaliați tot ce va fi inclus în manualul de politici. Începeți cu etape legate de proceduri majore, cum ar fi proiectarea clienților, primirea comenzilor de cumpărare, fabricarea, inspecția, livrarea și colectarea produselor.

Politicile sunt protocoale rigide care informează deciziile și responsabilitățile așteptate ale angajaților în situații specifice. Ele sunt, de obicei, legate de legi și respectarea reglementărilor.

Procedurile sunt pași care evidențiază o secvență logică a evenimentelor, inclusiv instrumentele, comunicările, fluxul de proces și abilitățile necesare.

Utilizați profilul ca punct de pornire al indexului.
Decideți unde vor fi stocate informațiile și controlul elaborat al reviziilor. Dezvoltarea unui proces de control al revizuirii chiar de la început este importantă, prin urmare, începând să scrieți și să editați, veți putea urmări modificările.

Procesul de control al revizuirii trebuie să aibă, de asemenea, un nivel de autoritate și control, astfel încât toți cei implicați în proces să știe să facă schimbări și să le implementeze.

Nu lăsați niciodată mai multe versiuni ale aceluiași document să fie editate în același timp, deoarece acest lucru poate provoca probleme viitoare. Utilizați metoda first-in, first-out și, dacă este necesar, modificați-o din nou pentru a urmări modificările.
Creați șabloane pentru proceduri, politici și scheme de diagramă, astfel încât cei care scriu documentația să nu fie nevoiți să vă faceți griji cu privire la formate.

Puneți secțiuni în aceste șabloane pentru ca scriitorii să specifice alte documente, instrumente și linkuri necesare pentru a vă organiza materialele. Specificați formatele și asigurați-vă că anumite secțiuni, cum ar fi glosarul termenilor, ar trebui să facă parte din secțiunea sau documentul principal pentru referință. Oferind scriitorilor cea mai bună orientare posibilă asupra cerințelor va reduce necesitatea unui nou loc de muncă ulterior.
Atribuiți editorilor și experților pentru a elabora conținutul fiecărei secțiuni. Dați-i un exemplu pentru a examina în cadrul șablonului solicitat și pentru a evidenția alte reguli, cum ar fi scrierea acronimelor în întregime, cât de generalizate sau detaliate ar trebui să fie descrierea pașilor din proceduri.

Dacă există decizii în cadrul procedurilor, evidențiați referințe suplimentare și oferiți angajaților suficiente informații cu toate căile posibile pentru a le ajuta să ia decizii în cunoștință de cauză. Punctele care necesită luarea deciziilor sunt, de obicei, acolo unde procedurile nu reușesc, așa că încercați să fiți cât mai clare în aceste domenii. Înainte de publicare, validați procedura cu cineva de lângă dvs., urmăriți fiecare etapă descrisă și încercați să identificați posibilele probleme.
Atribuiți o echipă de examinare pentru a ghida și edita publicațiile finale pentru a menține limba de documentare și nivelul de detaliu consecvent în diferitele etape ale procesului.

Rezolvă neconcordanțele prin îmbunătățirea metodelor de instruire și de formare. Atribuiți un ciclu rezonabil de examinare (cum ar fi 48 de ore) astfel încât fiecare să aibă aceleași așteptări în ceea ce privește prioritățile.
Atribuiți responsabilitatea pentru fiecare procedură și specificați nivelurile de autoritate. Procesul ar trebui să se bazeze pe revizuiri periodice. Când oamenii își părăsesc posturile, noilor manageri trebuie să li se atribuie procedurile respective. Pentru actualizări și revizuiri, angajații ar trebui să se consulte cu factorul de decizie politică pentru a putea să schimbe politicile și procedurile în comun, pe măsură ce situația se îmbunătățește sau se schimbă.

sfaturi

Dacă o sarcină sau o procedură este efectuată de mai multe persoane sau de un grup, standardizați-o mai întâi și apoi documentați-o.
Unii clienți nu vor încheia tranzacții cu companii sau întreprinderi care nu au standarde ISO sau regulamente similare pentru documentația procesului, cum ar fi serviciul pentru clienți, contracte, finanțe, inventar, comunicare, calitate și documente juridice. ISO oferă șabloane generale și specifice industriei și instruire pentru crearea rapidă și ușoară a politicilor și procedurilor și este un standard recunoscut la nivel internațional.
Creați procese pentru educație, formare și implementare a procedurilor revizuite, deoarece aveți nevoie de ele. Modificarea unui standard pe care nimeni nu îl consultă nu va fi de folos angajaților.

avertisment

Unele administrații preferă să furnizeze informații vagi despre proceduri care să permită interpretarea și să minimizeze auditurile. Alții preferă să utilizeze informații detaliate pentru ca angajații să aibă performanțe mai bune.
Utilizați detalii moderat, atunci când există discuții sau posibilitatea interpretării diferite a limbajului sau a conținutului sau a problemelor legate de proces din cauza unor instrucțiuni vagi, revizuiți secțiunea specifică pentru ao clarifica.
Este foarte comun ca politicile și procedurile să scape de sub control, să fie duplicate sau redundante sau să devină prea detaliate pentru a face față.
Utilizați indexuri și încercați să minimalizați duplicarea prin alocarea de persoane la alte secțiuni din alte domenii, după cum este necesar.
Legislația privind mediul este foarte importantă. Creați un proces pentru a ghida proceduri noi care să le permită să fie lucrate într-o stare preliminară înainte de a fi publicate. Asigurați-vă că antrenamentul va fi lovit cu lansarea noilor proceduri, altfel vor exista controverse și frustrare. Solicitați asistență de la experți; acest lucru va evita multe "degetări" în viitor.