Conţinut
A lua timp pentru a scrie un manual de instruire a angajaților poate părea o corvoadă. Utilizarea instrumentelor Microsoft Word 2007 simplifică acest proces. Înainte de a începe să scrieți, faceți o planificare. Decideți ce sarcini trebuie să îndeplinească angajații dvs. și care pot fi descrise pentru a-i ajuta. Planificați în ce situație veți folosi manualul, fie într-o clasă față în față, fie într-un tur autoguidat. Odată ce ai o idee despre ce fel de manual ai nevoie, iată câteva instrumente pe care le poți folosi pentru a-ți transforma ideea în realitate.
Pregătirea
Pasul 1
Utilizați instrumentul de frontieră din Word pentru a crea o listă pe mai multe niveluri de sarcini pe care angajatul trebuie să le învețe. Acest proces vă va ajuta să decideți cât timp va dura manualul și vă va ajuta să împărțiți lucrarea în părți mai mici, mai ușor de explicat angajaților. Pentru a utiliza instrumentul de frontieră în Word, trebuie să începeți cu un document gol și să selectați „Acasă”. În grupul „Paragraf” există 3 butoane: puncte, numere și listă pe mai multe niveluri. Selectați „listă pe mai multe niveluri” sau puteți face clic pe săgeata în jos pentru a selecta o listă de opțiuni de margine. Puteți, de asemenea, să vă creați propriul. Scrieți parametrii. Mergeți la nivelul următor din lista dvs. cu mai multe niveluri apăsând pe „Tab”. pentru a reveni, apăsați „Shift + Tab”. Scrieți pași pentru instruire și alte informații pentru a explica angajaților dvs. cum să îndeplinească sarcinile necesare la locul de muncă.
Pasul 2
Utilizați funcțiile de antet și subsol din Word pentru a adăuga numere de pagini, conținutul secțiunii și un titlu pentru fiecare pagină din document. Anteturile și subsolurile sunt referințe vizuale importante pentru ca angajatul să știe unde se află în manualul de instruire. Când faceți instruirea, adăugarea de numere la pagini ajută la corelarea anumitor pagini cu unele subiecte. Faceți clic pe „Inserați fila”, apoi în secțiunea anteturi și subsoluri selectați „Antet”. Vei avea opțiuni pentru stilurile de antet sau îți poți crea propriul. Antetul apare pe fiecare pagină a manualului dvs. sau îl puteți schimba astfel încât să apară numai pe paginile opuse, astfel încât manualul dvs. să urmeze o linie de carte. Subsolurile apar în partea de jos a paginii și sunt utilizate în general pentru a afișa numărul paginii, datele și informațiile utilizatorului. Faceți clic pe „subsol” în secțiunea anteturi și subsoluri și, așa cum ați făcut anterior, veți avea mai multe tipuri din care să alegeți.
Pasul 3
Adăugați o copertă pentru a diferenția materialul de instruire de alte articole pe care le distribuiți angajaților, cum ar fi un ghid pentru angajați. Creați-vă propria copertă făcând clic pe „Inserați fila” și apoi pe „Copertă” în secțiunea paginii. Veți vedea o varietate de stiluri de copertă din care puteți alege sau crea propriul dvs. Dați manualului un titlu descriptiv; includ data creării și autorii, deoarece aceste manuale sunt adesea produse în grupuri.
Pasul 4
Adăugați titluri pentru a vă ajuta să creați un cuprins pentru documentul dvs. de instruire. Acest lucru vă ajută, de asemenea, să vă organizați vizual pentru a facilita utilizarea angajatului. Creați stiluri diferite de titluri pentru fiecare subiect folosind chenarul pre-creat (acest antet nu este același cu cel din partea de sus a paginii). Stilurile de antet sunt stiluri de font pe care le utilizați pentru a indica diferite secțiuni de antrenament, precum și diferite subsecțiuni.
Dacă scrieți un manual despre cum să scrieți corespondența corporativă, titlul 1 ar trebui să fie „Cum să scrieți o scrisoare corporativă” și apoi subtitlul să poată fi „Ce trebuie să includeți”. Pentru a marca titlurile 1 și 2, selectați „Acasă” și în secțiunea de stiluri veți vedea o serie de stiluri diferite dintre care puteți alege, inclusiv titlul 1, titlul 2, subtitrare etc. Selectați textul dorit ca primul titlu 1 și faceți clic pe secțiunea „Titlul 1” pentru a indica importanța acestuia. Faceți clic pe secțiunea următoare pentru a vă crea antetul 2. Urmați întreaga margine, selectând antetul 1 și 2. Acestea vor fi incluse în cuprinsul dvs. după ce ați terminat.
Pasul 5
Adăugați un tabel și conținut (TDC) pentru a vă ajuta angajații să găsească informații de care ar putea avea nevoie atunci când este cazul. Dacă ați adăugat deja titlurile primare și secundare în documentul dvs., lăsați Word să facă treaba și să creeze TDC pentru dvs. Faceți clic la începutul documentului, unde doriți să apară TDC (de obicei după copertă) și faceți clic pe „Referințe” și apoi „Cuprins” în secțiunea omonimă. Veți vedea o listă a tabelelor automate pe care le puteți utiliza. Faceți clic pe una dintre selecțiile automate și TDC-ul dvs. ar trebui să apară folosind antetele preselectate.
Pasul 6
Organizați-vă titlurile și secțiunile din manualul de instruire într-o ordine pas cu pas. Ultima și cea mai esențială secțiune a manualului ar trebui să fie indexul. Cu cât indexul dvs. este mai complet, cu atât elevul poate găsi mai ușor răspunsurile după numărul paginii mai târziu. Pentru a crea un index, selectați un cuvânt pe care doriți să îl inserați. Faceți clic pe „Referințe” și apoi pe „Înregistrare” pentru a continua să faceți acest lucru pentru fiecare element pe care doriți să îl adăugați la index. Când ați terminat, derulați până la sfârșitul manualului de antrenament și adăugați indexul făcând clic pe „Referințe” și apoi pe „Inserați indexul”.
Pasul 7
Verificați ortografia și salvați fișierul. După ce ați creat primul manual de instruire, îl puteți face un șablon pentru alte manuale făcând clic pe „Deschidere”, apoi „Salvare ca”, când apare caseta de dialog, în secțiunea „Salvare ca tip” faceți clic pe săgeata pentru în jos și selectați „Șablon Word (.dotx)” și apoi vă puteți reutiliza munca în alte manuale de instruire.